Projet : Développement d'un planning collaboratif sur mesure

Audit préalable au cahier des charges

La direction et l’équipe administrative de l’entreprise utilisaient plusieurs tableurs Excel pour organiser les plannings des équipes et administrer le volet RH de celles-ci.

Les données étaient issues de plusieurs tableurs :

• 3 tableurs Planning principaux pour les 3 agences existantes lors du développement initial,
• 1 tableur Congés et récupération,
• 1 tableur Gestion des feuilles d’heures,
• 1 tableur spécifique aux Astreintes (planning et récupérations),
• Etc.

Il n’y avait pas de liaisons « véritables » entre les tableurs. L’exploitation des données était « manuelle » et nécessitait de nombres manipulations des données.

Hormis le temps important consacré à la gestion de ces données, le risque d’erreur était omniprésent et pouvait avoir d’importantes répercussions sur l’organisation des équipes.
L’automatisation de l’ensemble des tâches liées au planning général de l’entreprise et de leurs incidences RH était devenue une nécessité face au développement de la structure.

Le projet comportait également un volet moins technique mais tout aussi important qu’était la mise à disposition des équipes d’un outil moderne, « 2.0 » en même temps qu’elles étaient équipées de smartphones professionnels.

Le cahier des charges du planning sur mesure

La solution développée devra permettre d'améliorer les interactions entre entreprise et salariés :

• Centraliser, sur une application web unique, l’ensemble des données relatives au planning, à son organisation et à sa gestion,
• Permettre à la direction et à l’équipe administrative de disposer d’un outil fiable et facile à administrer,
• Proposer aux différents collaborateurs de renseigner, « au fil de l’eau » les données les concernant (compteur d’heures) et de visualiser le planning général ainsi que leur planning « privé » (leur congés, RTT…),
• Permettre à la direction et à l’équipe administrative d’adresser des SMS depuis le planning, à tout ou partie des collaborateurs.

Les principales fonctionnalités du planning sur mesure

Les différentes fonctionnalités développées ont consisté en :

• Le développement d’un planning en ligne accessible à la Direction, au service administratif et aux différents collaborateurs,
• Ce planning devra être compatible mobile pour être consulté depuis les smartphones,
• Chaque utilisateur identifié pourra consulter le planning. Un système de gestion de droits permettra à la Direction de donner des droits différents aux utilisateurs : qui peut consulter quoi, qui peut modifier le planning…
• L’administrateur du planning devra pouvoir affecter des créneaux horaires à X collaborateurs
  pour une cérémonie donnée,
• Pour permettre une utilisation intuitive, des codes couleur seront attribués aux différents évènements : cérémonie, déplacement, congés…
• Back office pour l’équipe d’administration des Pompes Funèbres Debray.